ワークスアイディ社との多くの仕事を通じて信頼を深めてきた

人材派遣事業を母体としていたキューアンドエーワークス（旧社名）時代、御社がBPO事業の展開を目指されていた中、NTTデータユニバーシティの人材育成事業に興味をもっていただいたのが協業の始まりでした。ITエンジニアやITサポート事務サービスなどを協業することで人手をかけるばかりではなく、効率的に業務集約できるポテンシャルがあるというところに魅力を感じていました。また、BPO業務以外にも新入社員研修のサポート講師やRPA研修の講師登壇業務をお願いしたことがきっかけになり、少しずつ幅が広がっていきました。

新入社員研修のアナリティクス基盤に課題があった

弊社では毎年2,000人を超える新入社員を受け入れて研修を行っていますが、アナリティクス基盤の見直しには数年前から着手しています。
新入社員一人ひとりの入社前に実施するITスキルレベルのチェック結果や研修期間中のテスト結果あるいはプログラミング研修でのコーディングの実績、講師からの所感やコメントなどを取りまとめてお客様にレポートとして提供するというサービスを行っています。
レポートを編集するにあたり、テスト結果は独自システムで管理し、新入社員のコーディング実績はクラウドツールに業務日誌として入力してもらい、講師の所感はExcelに入力してもらうなど複数のツールにまたがっているデータを一つずつcsv形式でダウンロードして手作業で貼り付け、間違えのないように気を付けながら編集していました。膨大な作業量になるので、お客様へのレポート提供は、研修が終わってから一か月以上かけて対応している状況でした。お客様からは、本来であれば新入社員の配属を検討するための参考にしたいといった意見もありましたが、実際は、手作業が多く、急ぐとミスが起こりやすいことが課題となり、実現には至りませんでした。

BIツール活用で作業時間の大幅な削減に成功

様々なツールやシステムにまたがるデータを手作業でまとめていたものを、MySQLとBIツールを使用して作業を自動化してもらいました。手作業の時は間違って誰かのデータが紛れ込んだり、一つのデータがズレると最初から確認しなおす作業が発生したりと時間がかかっていましたが、自動化されてからはデータをセットして夜にボタンを押したら翌朝には何百人分ものレポートが出来上がっているので、1つのレポートにかかる作業時間が12分の1に削減され、全体で大幅な時間の削減ができました。
また、システムからリアルタイムでデータを見られるようになったことで研修期間中に、お客様自身が手元でデータを見ながら新入社員と面談が行えるようになりました。

研修事業を行う上で本来やりたかったことができるように

レポート編集が自動化され、編集作業から解放されてゆとりが生まれたことで、本来行いたかった新入社員一人ひとりへの、より詳細なフィードバックが可能になりました。新入社員がどこで苦戦しているのかをレポートから読み解き、運営側から担当講師に「こういったサポートをしたほうがいいのではないか」と細かい連携ができるようになり、理解度の向上や学習効果を上げるための分析に取り組めるという良い変化がありました。

ワークスアイディ社はともに成長していきたいパートナー企業

研修のアナリティクス基盤の案件の他にも、様々な業務改善へのご支援をいただきました。
弊社では年間約1,500回の研修を実施し、延べ35万人の受講者への対応を行っています。サービスオペレーション部には40名ほどの社員がいますが、社員だけで全てに対応するのがとても難しく、ワークスアイディ社にはこのボリュームへの効率的な対応策が打てるような部分を中心に、幅広く協業いただいています。弊社のサービスやオペレーションについて深く理解していただき、私たちだけでは実現が難しいことを一緒に取り組んでいただけるパートナーの存在が必要不可欠であり、いつも強力にサポートいただいています。

受講者の出欠管理や受講者と講師の方々とのコミュニケーションツール、研修中の日々の業務日誌の入力ツールなどに活用しているローコードツールkintoneの販売代理店として業務アプリの構築支援もしていただき、現在も活用しています。またRPAのシナリオ構築もサポートしていただき適用業務に要する時間が３分の１に削減され、現在も10本ほど作動しています。
ITツールのみならず物理的な人手不足へのご支援としても、各研修会場での運営支援や仙台拠点から遠隔で朝の研修ツールの立ち上げ、受講者の出欠確認やオリエンテーション、講師への引き渡しなど年間300～400件ほどサポートをいただいています。そうすることで私たちは年間では1,500～2,000時間ほどの業務時間を別の業務に充てることができるようになりました。

2022年6月には、弊社LMS（ラーニングマネジメントシステム)「Olive One®」の運用体制強化についてご相談したところ、技術支援として２名のエンジニアをアサインいただくことができました。ご相談してから２週間という短い期間で調整をしていただき本当に心強かったです。

今後の展開

現在は、研修終了後のレポートをPDFに出力してお客様に提供していますが、今後はBIツールのまま提供できるようにサービスを改善していきたいですし、生成AIを活用した講師のコメント作成支援にも挑戦したいです。また、会社としては業務効率化のさらなる向上、さまざまなデータを活用したアナリティクスの強化やAI活用を促進していきたいです。

ワークスアイディ社の方々は新しい技術への関心も高く、ワークスアイディさんなら知っているでしょう、何かアイディアがあるはずと思ってつい相談してしまうので、これからも様々な取り組みを一緒にしていけたら嬉しいなと考えています。

製品紹介

Olive One® (https://www.nttdata-univ.co.jp/service/training/open/)
NTTデータユニバーシティが提供する研修検索・申込、研修受講のための企業・組織様向け会員制LMS（ラーニングマネジメントシステム）です。ご発注いただいた研修やIBT（インターネットを経由して実施する試験や付随する研修）・eラーニング、お客様が独自に実施されている研修などについても申込や運営管理を実現するほか、人材育成に活用できる多彩な機能も提供いたします。