導入に至った経緯

ものつくり研究情報センターでは、産学官連携の取り組みとして、企業などの研究者と本学の教員の間に入り、共同研究および受託研究を推進しています。また、企業や個人におけるリスキリングニーズの高まりを背景に、人材育成の一環として、大学のリソースを活かした社会人教育プログラムも開設しています。

具体的には、当センターの主な活動である共同研究や受託研究では、研究受け入れの管理や、契約手続き・会計管理などの業務を担っています。また、社会人教育プログラムにおいては講座の企画・推進から、会計管理、受講者の受け入れ管理、修了証の発行手配に至るまで、すべての工程を少数精鋭で担当しています。

この教育プログラムは2020年から続いていますが、講座情報の資料のフォーマットが整備されていませんでした。定期的な学内のジョブローテーションで数年ごとに担当者が変わり、過去の資料は年度や講座ごとにExcelやWordでバラバラに作成されていました。また、それぞれのターゲットや受講料、期間などが異なるため、過去のデータが複雑になっていて、どう整理すればよいか見当もつかない状態だったんです。

2023年に実施した講座には、最大で80～90人ほどの受講者がいましたが、Excelでの個人情報管理や、メール対応を担当者一人で行っており、膨大な時間が掛かっていました。その担当者は、別の主要業務である研究に関する会計処理も兼任していたため、社会人教育プログラムの受講申し込みが始まると相当な残業が発生してしまう状況でした。

そのような中、上長から「kintoneを導入してはどうか」という提案を受けたことをきっかけに、ハンズオンセミナーを経て、大塚商会様からkintone開発パートナーのワークスアイディを紹介していただきました。

アプリ開発に向けたヒアリングと不安解消のプロセス

ワークスアイディにkintoneでのアプリ開発を依頼することになり、最初のヒアリングでは事前に業務内容の説明資料などを用意する時間がなかったのですが、口頭と手書きメモでの簡単な説明でも、営業担当の方が細かく汲み取ってくださいました。その後のエンジニアの方との連携もスムーズで、アプリ開発の打ち合わせもストレスなく進みました。当初は「過去のデータはバラバラだし、そもそも自分たちはITスキルに自信がないし、本当に大丈夫だろうか」という漠然とした不安がありましたが、それを打ち消すような安心感がありました。

kintoneアプリ導入後の業務効率向上と利便性の実感

開発していただいたkintoneアプリを2023年度から運用開始し、驚くほどに作業負担が減りました。受講者の個人情報は申し込みフォームから自動でリスト化され、案内メールも最初にテンプレートを設定すればボタン一つで送信可能です。入金依頼、入金確認、督促、ID・パスワードの通知、受講案内、修了証発行など、それぞれのフェーズに合わせた案内メールが自動でセットされるため、工数が10分の1程度に削減されたと感じます。kintoneでの作業中に電話対応などの差し込み業務があっても、画面に戻れば進捗状況が一目でわかるため、マルチタスクがしやすくなりました。また、kintone上のコメント機能の活用で、会計部門との連携も格段にスムーズになりました。

最初は操作に少し戸惑いましたが、すぐに慣れることができ、今では必要に応じてカスタマイズをして運用しています。年度が変わり、社会人教育プログラムの内容を見直しましたが、kintoneは毎年の変動に対応でき、情報の抽出も簡単なので、安心して使用しています。現在、担当者の部署異動に伴い引き継ぎが進行中ですが、感覚的に操作できるため、新しい担当者も既に慣れてきているようです。

研究管理アプリの開発と膨大なデータ整理の改善

「社会人教育プログラム」の管理アプリを開発した翌年、共同研究や受託研究などの研究受け入れの管理業務もkintoneでアプリ開発していただきました。

研究受け入れ管理業務は、今まで単年度ごとのExcelファイルでしか記録しておらず、マスターデータがありませんでした。過去20年分の単年度実績データをExcelでマージして、何とかマスターデータのようなものは作成しましたが、素人が作成したもので、扱いに困っていたため「早く何とかしたい」と常に感じていました。

研究には共同研究、受託研究、奨励寄付研究の3種類があり、それぞれ作成すべき必要な資料のパターンが異なっていて、申込書だけでも様式が10種類ほどあるものを、以前はこれらすべてを一人の担当者が手作業で作成していました。規定通りに注意しながら、多様なデータを参照しつつ作成するのはとても骨の折れる作業で、一人で行うには業務量が多すぎました。それについて大塚商会およびワークスアイディに相談したところ、研究のパターンごとに自動で必要な資料を作成できるアプリを開発していただきました。

自分たちでは不可能と思われた、約800件ある不完全な企業情報のExcelのデータも取り込んでいただき、すぐに利用することができる状態で納品していただけたこともよかったです。こちらのアプリは納品していただいてからまだ間もないので、今後のさらなる作業効率化に期待しているところです。

コミュニケーションの質が生む安心感とサポート力

我々の説明が不足している場面でも丁寧にフォローしていただき、遠慮なく要望をお伝えすることができました。初回の取り組みの際に、並々ならぬ安心感があったので、2回目も同じメンバーをリクエストさせていただいたんです（笑）。異動などの都合で多少メンバーが変更になることもありましたが、新しくアサインされたエンジニアの方もスマートに対応してくださり、層の厚さを感じました。

説明資料では専門用語を避け、わかりやすく作成してくださったので、手戻りなどがなかったことにも感動しました。持ち帰り事項を確認した際にも「ITスキルに自信がない自分でも、これならできる！」と思える内容で、次の打ち合わせが楽しみに感じられるほど充実した時間でした。どなたも過度な丁寧さではなく、絶妙なコミュニケーション能力を備えていらっしゃり、ニーズをしっかりと捉えたチームワークの良いサポートが印象的でした。

今後の展開

今回のkintoneの導入により、担当者の残業がほぼゼロになったため、費用対効果も非常に高くなりました。我々のチームが学内にどんどんkintoneを広めていきたいくらいです。

例えば、アナログでの処理が残っている部分は自動化し、会計処理もkintone内で完結させたり、受験生への広報やフォロー対応もkintoneで管理したり……まだまだ業務改善の余地は多くあると感じています。研究支援にも多くの改善ポイントがあるはずなので、まずは現行のアプリの機能を活用しつつ、貢献していけることを増やしていきたいと思います。

◆ものつくり大学 ものつくり研究情報センター
https://www.iot.ac.jp/research/cooperation/